Digitale Lohnadministration für Schweizer KMU und Niederlassungen

Die monatliche Lohnverarbeitung gehört zu den sensibelsten und verlässlichsten Prozessen eines Unternehmens. Löhne müssen korrekt berechnet, fristgerecht verarbeitet und sauber mit Sozialversicherungen, Quellensteuer, Finanzbuchhaltung und weiteren Stellen abgestimmt werden.

Wir übernehmen Ihre laufende Lohnadministration und richten die Zusammenarbeit so ein, dass Zuständigkeiten, Termine und Freigaben klar geregelt sind. Unsere Payroll Services eignen sich für Schweizer KMU, wachsende Unternehmen sowie Schweizer Gesellschaften und Niederlassungen internationaler Unternehmensgruppen.

Wir sind selbst konsequent digital organisiert und bilden die Prozesse deshalb weitgehend digital ab. Dazu gehören ein strukturierter Dokumentenaustausch, definierte Freigabeprozesse sowie eine nachvollziehbare Aufgaben- und Terminsteuerung.

Warum Payroll auslagern

Mit zunehmender Anzahl Mitarbeitender steigen die Anforderungen an die Lohnbuchhaltung. Unterschiedliche Lohnmodelle, variable Vergütungen, Quellensteuer, Eintritte, Abwesenheiten und Versicherungsfälle erhöhen die Komplexität. Gleichzeitig bleibt der monatliche Zeitrahmen unverändert.

Payroll Outsourcing schafft einen verlässlichen Prozess und reduziert die Abhängigkeit von einzelnen internen Personen. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Personaldaten und Zahlungen, während wir die vereinbarten Verarbeitungsschritte vorbereiten und koordinieren.

Eine externe Payroll-Lösung bietet Ihnen:

• zuverlässige und termingerechte Lohnverarbeitung
• klare Verantwortlichkeiten und Kontrollschritte
• Entlastung von Geschäftsleitung, HR und Finanzabteilung
• strukturierte Koordination mit Versicherungen und Behörden
• digitale und nachvollziehbare Abläufe
• flexible Anpassung an die Entwicklung Ihres Personalbestands
• Schweizer HR-Fachkompetenz für lokale Anforderungen

Für welche Unternehmen eignet sich Payroll Outsourcing

Unsere Payroll Services richten sich insbesondere an:

• Schweizer KMU ohne eigene Payroll-Fachstelle
• wachsende Unternehmen mit zunehmendem administrativem Aufwand
• Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung nicht mehr von einzelnen Personen abhängig machen möchten
• Schweizer Tochtergesellschaften oder Niederlassungen ausländischer Unternehmensgruppen
• internationale Unternehmen mit ersten oder zusätzlichen Mitarbeitenden in der Schweiz
• interne HR- und Finanzabteilungen, die gezielte Entlastung benötigen
• Treuhandgesellschaften, Steuerberatungen und Beratungsunternehmen, die für ihre Klienten einen operativen Schweizer Payroll-Partner suchen

Unsere Leistungen im Bereich Payroll

Monatliche Lohnverarbeitung

Wir erstellen die monatlichen Lohnabrechnungen auf Basis der freigegebenen Stamm- und Bewegungsdaten. Dazu gehören Festlöhne, Stundenlöhne, variable Vergütungen, Zulagen, Spesen, Abzüge und weitere vereinbarte Lohnbestandteile.

Eintritte, Austritte und Lohnmutationen

Wir erfassen lohnrelevante Änderungen wie Eintritte, Austritte, Lohnanpassungen, Pensumsänderungen, Funktionswechsel und persönliche Mutationen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der übermittelten und freigegebenen Angaben.

Lohnzahlungen im E-Banking

Wir bereiten die Lohnzahlungen über die vereinbarte Schnittstelle zur Erfassung im E-Banking vor. Die abschliessende Kontrolle und Freigabe verbleibt auf Wunsch bei Ihrem Unternehmen, Ihrer Finanzabteilung oder Ihrer beauftragten Beratungsgesellschaft.

Quellensteuer

Wir bearbeiten die laufenden Quellensteuerabrechnungen und berücksichtigen die relevanten Personaldaten und kantonalen Vorgaben. Die dazugehörigen Zahlungsaufträge werden gemäss vereinbartem Prozess vorbereitet oder zur kontrollierten Ausführung weitergeleitet.

Sozialversicherungen und Pensionskasse

Wir koordinieren Anmeldungen, Abmeldungen und Mutationen bei den zuständigen Sozialversicherungen und Vorsorgeeinrichtungen. Die Zusammenarbeit mit Ihrem bestehenden Versicherungsbroker wird in den Prozess integriert.

Krankheit und Unfall

Auf Wunsch übernehmen wir die Meldung und administrative Bearbeitung von Krankheits- und Unfallfällen gegenüber der Krankentaggeldversicherung und der Unfallversicherung. Dazu gehört auch die Koordination mit Versicherern, Brokern und einem allfälligen Case Management.

Jahresendarbeiten und Lohnausweise

Wir führen die vereinbarten Jahresendarbeiten durch und erstellen die Lohnausweise für Ihre Mitarbeitenden. Notwendige Abstimmungen und Jahresmeldungen werden vorbereitet und mit den zuständigen Stellen koordiniert.

Abstimmungen und Auswertungen

Wir stellen die vereinbarten Payroll-Auswertungen und Abrechnungsunterlagen zur Verfügung. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und zu externen Beratungspartnern werden beim Onboarding definiert.

Ansprechpartner für Payroll-Fragen

Je nach Leistungsumfang beantworten wir Fragen von Geschäftsleitung, HR, Finanzabteilung und Mitarbeitenden zu Lohnabrechnungen, Abzügen, Quellensteuer, Sozialversicherungen und lohnrelevanten Mutationen.

Payroll für Schweizer Gesellschaften und Niederlassungen

Internationale Unternehmen benötigen für ihre Schweizer Mitarbeitenden einen verlässlichen Partner, der die lokalen Abläufe kennt und mit dem Mutterhaus verständlich koordinieren kann.

Wir arbeiten bereits mit deutschen Mutterhäusern und deren Schweizer Gesellschaften zusammen. Im Zentrum steht die enge Zusammenarbeit mit dem lokalen Managing Director, Niederlassungsleiter oder einer zentralen HR- und Finanzfunktion im Ausland.

Dabei übernehmen wir die operative Übersetzung zwischen den Anforderungen des Mutterhauses und den Schweizer Payroll-Prozessen. Zuständigkeiten, Liefertermine, Kontrollschritte und Freigaben werden beim Onboarding verbindlich festgelegt.

Zusammenarbeit mit Treuhändern und Beratungsgesellschaften

Payroll-Mandate umfassen häufig mehrere beteiligte Stellen. Dazu gehören das Unternehmen, eine Steuerberatung oder Treuhandgesellschaft, der Versicherungsbroker, die Finanzbuchhaltung und verschiedene Sozialversicherungen.

Wir definieren zu Beginn, wer welche Informationen liefert, welche Kontrollen durchführt und welche Zahlungen freigibt. Dadurch entsteht eine klare Prozesskette ohne unnötige Doppelspurigkeiten.

Die Zusammenarbeit kann direkt mit dem Unternehmen oder im Auftrag einer beratenden Gesellschaft erfolgen. Auf Wunsch treten wir gegenüber der Klientin als operativer Schweizer HR- und Payroll-Partner auf.

Digitale und nachvollziehbare Payroll-Prozesse

Eine zuverlässige Lohnverarbeitung benötigt klare Abläufe. Beim Onboarding legen wir gemeinsam fest:

• welche Stamm- und Bewegungsdaten benötigt werden
• wer Änderungen und variable Lohnbestandteile meldet
• bis zu welchem Termin die monatlichen Angaben vorliegen müssen
• wer die vorbereiteten Abrechnungen kontrolliert
• wer Lohn- und Quellensteuerzahlungen freigibt
• wie Dokumente und Auswertungen übermittelt werden
• welche internen und externen Stellen eingebunden sind
• wie Sonderfälle und Rückfragen bearbeitet werden

Die Prozesse werden dokumentiert und so aufgebaut, dass sie mit der Entwicklung Ihres Unternehmens angepasst werden können.

Optionale ergänzende HR-Leistungen

Über die Lohnverarbeitung hinaus unterstützen wir Sie bei Bedarf auch in der operativen HR-Administration. Dazu gehören:

• Erstellung von Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen
• administrative Begleitung von Eintritten und Austritten
• Unterstützung bei Arbeitsbewilligungen
• Prüfung und Durchführung von Meldeverfahren
• Prüfung einer allfälligen Stellenmeldepflicht
• Aufbau geeigneter HR-Strukturen
• Erstellung von Personalreglementen und Vorlagen
• Rekrutierung neuer Mitarbeitender
• persönliche Erläuterung und Unterzeichnung von Arbeitsverträgen mit neuen Mitarbeitenden

Diese Leistungen werden separat vereinbart und können mit dem Payroll-Mandat kombiniert werden.

Unser Vorgehen

1. Ausgangslage und Anforderungen klären

Wir erfassen Ihre bestehende Lohnbuchhaltung, die aktuelle Mitarbeitendenstruktur, die verwendeten Systeme, besondere Lohnarten und die geplante Entwicklung des Personalbestands.

2. Leistungsumfang und Abgrenzung definieren

Wir legen fest, welche Aufgaben wir übernehmen und welche Aufgaben bei Ihrem Unternehmen, Ihrer Beratungsgesellschaft, der Finanzbuchhaltung oder dem Versicherungsbroker verbleiben.

3. Implementierung und Onboarding durchführen

Wir übernehmen die erforderlichen Stamm- und Versicherungsdaten, richten den Dokumentenaustausch ein und definieren Termine, Freigaben und Ansprechpartner. Einmalige Implementierungs- und Onboardingarbeiten werden separat ausgewiesen.

4. Monatlichen Payroll-Prozess starten

Nach dem Onboarding beginnt der definierte Monatsablauf. Mutationen und variable Angaben werden verarbeitet, die Lohnabrechnungen vorbereitet und die vorgesehenen Kontrollen und Freigaben durchgeführt.

5. Jahresendarbeiten und Prozessqualität sicherstellen

Zum Jahresende führen wir die vereinbarten Abschlussarbeiten durch und erstellen die Lohnausweise. Prozesse, Zuständigkeiten und Kapazitäten werden bei Veränderungen des Unternehmens angepasst.

Ihre Vorteile als KMU

Persönliche Betreuung und direkte Koordination aller Beteiligten