HR-Administration

Strukturierte Personalprozesse für Schweizer KMU

Eine funktionierende HR-Administration schafft Klarheit bei Eintritten, Veränderungen, Abwesenheiten und Austritten. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen werden diese Aufgaben häufig durch die Geschäftsleitung, das Backoffice oder die Finanzabteilung übernommen. Mit dem Wachstum steigen jedoch der administrative Aufwand, die Anforderungen und das Risiko unklarer Zuständigkeiten.

Wir übernehmen einzelne Aufgaben oder die laufende HR-Administration Ihres Unternehmens. Dabei schaffen wir nachvollziehbare Abläufe, sorgen für saubere Personaldokumente und entlasten Ihre internen Verantwortlichen. Die Zusammenarbeit wird auf Ihre Organisation abgestimmt und weitgehend digital aufgebaut.

Warum HR-Administration auslagern

Personaladministration besteht aus vielen einzelnen Aufgaben, die zuverlässig koordiniert und dokumentiert werden müssen. Fehlende Vorlagen, uneinheitliche Ablagen oder nicht klar geregelte Verantwortlichkeiten führen mit der Zeit zu unnötigem Aufwand und erhöhten Risiken.

Eine externe HR-Unterstützung hilft Ihnen:

• die Geschäftsleitung und interne Fachpersonen zu entlasten
• Personaldokumente einheitlich und nachvollziehbar zu führen
• Eintritte, Mutationen und Austritte strukturiert abzuwickeln
• personelle Veränderungen fristgerecht zu bearbeiten
• klare Zuständigkeiten und Freigabeprozesse zu schaffen
• auf HR-Fachkompetenz zuzugreifen, ohne eine vollständige interne HR-Funktion aufzubauen

Unsere Leistungen im Bereich HR-Administration

Arbeitsverträge und Vertragsmanagement

Wir erstellen Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Vertragsänderungen auf Basis Ihrer betrieblichen Rahmenbedingungen. Bestehende Vorlagen werden geprüft, vereinheitlicht und bei Bedarf an neue Anforderungen angepasst.

Eintritte und Onboarding

Wir koordinieren die administrativen Schritte vor dem Stellenantritt. Dazu gehören die Vorbereitung der Vertragsunterlagen, die Erfassung der Personaldaten, die Zusammenstellung benötigter Dokumente und die Abstimmung mit den beteiligten internen und externen Stellen.

Personalmutationen und Personaldossiers

Wir bearbeiten Änderungen bei Pensum, Funktion, Lohn, Adresse, Zivilstand oder organisatorischer Zuordnung. Die dazugehörigen Dokumente und Personaldaten werden nachvollziehbar aktualisiert und abgelegt.

Arbeitszeugnisse und Zwischenzeugnisse

Wir erstellen aussagekräftige Arbeitszeugnisse und Zwischenzeugnisse auf Grundlage der Funktion, der Aufgaben und der betrieblichen Beurteilung. Führungskräfte erhalten damit eine professionelle Grundlage für die abschliessende Prüfung und Freigabe.

Austritte und Trennungsprozesse

Wir unterstützen bei der administrativen Vorbereitung von Kündigungen, Aufhebungsvereinbarungen und Austritten. Dazu gehören die notwendigen Dokumente, die Koordination der nächsten Schritte sowie eine klare Übergabe an Payroll, Versicherungen und weitere beteiligte Stellen.

Absenzenmanagement

Wir unterstützen bei der administrativen Erfassung und Koordination von Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Vaterschaft, Militärdienst und weiteren Abwesenheiten. Lohnrelevante Angaben werden strukturiert an die zuständige Payroll-Stelle übergeben.

Arbeitsbewilligungen und Meldeverfahren

Wir begleiten die administrativen Verfahren rund um Arbeitsbewilligungen und kurzfristige Erwerbstätigkeiten. Dazu gehören die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen sowie die Koordination mit den zuständigen Behörden.

Prüfung der Stellenmeldepflicht

Vor einer Rekrutierung prüfen wir, ob eine Position der Stellenmeldepflicht unterliegt. Sofern eine Meldung erforderlich ist, übernehmen wir die administrative Abwicklung mit dem zuständigen Regionalen Arbeitsvermittlungszentrum.

Personalreglemente und HR-Richtlinien

Wir erstellen und überarbeiten Reglemente und interne Richtlinien zu Ferien, Arbeitszeit, Spesen, Homeoffice, Abwesenheiten und weiteren personalrelevanten Themen. Die Dokumente werden auf Ihre Organisation und Ihre bestehenden Prozesse abgestimmt.

HR-Prozesse und Dokumentenmanagement

Wir analysieren bestehende Abläufe und definieren klare Prozesse für wiederkehrende Personalaufgaben. Dazu gehören Verantwortlichkeiten, Freigaben, Vorlagen, Termine und eine nachvollziehbare digitale Ablage.

Ansprechpartner für operative HR-Fragen

Je nach Mandat stehen wir der Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitenden als externe Anlaufstelle für administrative HR-Fragen zur Verfügung.

Typische Einsatzsituationen

• Ihr Unternehmen wächst und benötigt professionellere HR-Strukturen
• Eine eigene HR-Funktion ist noch nicht vorhanden
• Die Geschäftsleitung oder das Backoffice ist durch Personaladministration stark gebunden
• Verträge, Vorlagen und Personaldokumente sind uneinheitlich
• Eintritte, Mutationen und Austritte sollen klarer organisiert werden
• Eine interne HR-Fachperson fällt vorübergehend aus
• Einzelne HR-Aufgaben sollen gezielt ausgelagert werden
• Eine Schweizer Niederlassung benötigt lokale administrative Unterstützung
• Bestehende Personalprozesse sollen digitalisiert und dokumentiert werden

Klare Abgrenzung zwischen HR-Administration und Payroll

HR-Administration und Payroll greifen ineinander, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben. Die HR-Administration steuert Personaldokumente, Eintritte, Veränderungen, Abwesenheiten und Austritte. Payroll verarbeitet die daraus entstehenden lohnrelevanten Angaben und stellt die korrekte monatliche Lohnabrechnung sicher.

Benötigen Sie zusätzlich Unterstützung bei Lohnabrechnungen, Quellensteuer, Sozialversicherungen und Jahresendarbeiten, können Sie unsere HR-Administration mit unserem Payroll Outsourcing kombinieren.

Unser Vorgehen

1. Ausgangslage erfassen

Wir klären, welche Aufgaben heute intern bearbeitet werden, welche Systeme und Vorlagen vorhanden sind und an welchen Stellen Entlastung oder mehr Struktur erforderlich ist.

2. Leistungsumfang definieren

Sie bestimmen, welche Aufgaben Sie auslagern. Möglich sind einzelne Dienstleistungen, wiederkehrende Aufgabenpakete oder die weitgehende Übernahme der operativen HR-Administration.

3. Prozesse und Zuständigkeiten aufsetzen

Wir definieren Abläufe, Ansprechpartner, Freigaben, Termine und die Form des Dokumentenaustauschs. Bestehende interne und externe Partner werden in die Prozessstruktur eingebunden.

4. Laufende Betreuung sicherstellen

Nach der Einführung übernehmen wir die vereinbarten Aufgaben und stehen für operative HR-Fragen zur Verfügung. Umfang und Zusammenarbeit lassen sich an die Entwicklung Ihres Unternehmens anpassen.

Ihre Vorteile als KMU

Zugang zu professionellem HR-Know-how auf Abruf